به گزارش روابط عمومی هیات فوتبال و به نفل از فدراسیون فوتبال،مهدی محمد نبی،دبیرکل فدراسیون با ارسال بخشنامه ای در تاریخ 21 خرداد به باشگاه ها ، هیات ها ، سازمان های لیگ ، کمیته ها و دپارتمان ها نحوه مکاتبات اداری را به منظور ایجاد وحدت رویه در سازمان اداری فدراسیون و شفافیت هرچه بیشتر در فرآیند هدایت سیستمی و پرهیز از موازی کاری ، بشرح ذیل ابلاغ کرد؛
1-کلیه درخواست ها و مکاتبات باشگاهها ، مربیان ، بازیکنان ، وکلاء و واسطه ها می بایست از طریق سازمان های لیگ یا هیات های فوتبال استان به دبیرکل فدراسیون ارسال شود ( و بالعکس ) .

2- کلیه درخواست ها و مکاتبات باشگاههای شرکت کننده در لیگ قهرمانان آسیا جهت سرعت بخشیدن می بایست به طور مستقیم به دبیرکل فدراسیون منعکس تا سریعاً به دپارتمان بین الملل ارجاع گردد .

3- کلیه همکاران ، داوران ، مربیان و بازیکنان که سابقه ورزشی خود را به صورت فارسی درخواست دارند می بایست ضمن مراجعه به دبیرخانه فدراسیون ، فرم درخواست سوابق ورزشی را تکمیل و سایر مراحل را طبق فرم انجام دهند .

4- سازمان های لیگ صرفاً می بایست مکاتبات خود را به دبیرکل فدراسیون ارسال تا به واحدهای ذیربط فدراسیون ارجاع گردد .

5- کلیه مکاتبات مربوط به کمیته ها و دپارتمان های فدراسیون، سازمان های لیگ و مرکز ملی فوتبال با FIFA ، AFC و سایر سازمان های بین المللی می بایست با امضاء رئیس و یا دبیرکل فدراسیون صورت پذیرد.

6- کلیه نامه ها و ایمیل های بین المللی می بایست با دستور رئیس و یا دبیرکل فدراسیون از طریق ایمیل رسمی دپارتمان بین الملل ارسال شود.

7- مکاتبات کمیته ها و دپارتمان های فدراسیون ، سازمان های لیگ و مرکز ملی با وزارتخانه ها، سازمان ها و شرکت ها، ادارات کل ورزش وجوانان استانها و هیات های فوتبال استانها می بایست با امضاء رئیس و یا دبیر کل فدراسیون صورت پذیرد ( صرفاً ارسال برنامه مسابقات از طریق سازمان های لیگ به  هیات های فوتبال استان ها و ادارات کل ورزش و جوانان استان ها بلامانع می باشد ) .

8- درصورت درخواست گزارش یا پاسخ به مکاتبات فارسی و انگلیسی از کمیته ، دپارتمان ، سازمان های لیگ و مرکز ملی فوتبال ، می بایست حداکثر ظرف 2 روز اداری پاسخ از طریق اتوماسیون به دبیرکل ارسال و درصورت عدم پاسخگویی مسئولیت بعهده بخش ذیربط می باشد.

9- مکاتبات و کلیه درخواست های کمیته ها ، دپارتمان ها ، سازمان های لیگ و مرکز ملی فوتبال می بایست از طریق رئیس مربوطه به  اتوماسیون دبیرکل فدراسیون منعکس شود.

10- مکاتبه مستقیم کمیته یا دپارتمان با یکدیگر در اتوماسیون ، در چارچوب نظرات مشورتی و کماکان با رعایت احترام بلامانع بوده و جمع بندی به منظور ارائه طریق به دبیرکل منعکس شود .

11- درزمان پاسخگویی به مکاتبات و یا ارسال درخواست به اتوماسیون دبیرکل از طریق کمیته ، دپارتمان ، سازمان های لیگ و مرکز ملی فوتبال  می بایست از ارسال همزمان به سایر بخش های فدراسیون و یا خارج از فدراسیون خودداری نمایند و بنا به موضوع ، دبیرکل به مبادی ذیربط ارجاع خواهد نمود .

12-کلیه مکاتبات هیات های فوتبال استانها می بایست ، به اتوماسیون رئیس و یا دبیرکل فدراسیون منعکس تا به واحدهای ذیربط ارجاع گردد .